Entrega certificada sin firma

Notificación Certificada
con acceso registrado

Pon un documento a disposición de una persona y obtén la prueba de cuándo se accedió a él desde su enlace. El destinatario no firma nada: pulsa «Acceder» y el servidor le envía el documento en ese momento, con el acceso registrado. Tú recibes un certificado con sello de tiempo y firma digital con certificado de la FNMT.

Plan gratuito Sin firma del destinatario Reglamento (UE) 910/2014 Sello de tiempo RFC 3161 Firma digital FNMT · LTV

Definición

¿Qué es la Notificación Certificada?

Es la modalidad de la Entrega Certificada para comunicar, no para firmar. El documento solo se envía cuando el destinatario pulsa el botón de acceso, en la misma respuesta que registra el acceso.

Lo que acredita el certificado

La huella SHA-256 del documento, sellada en el tiempo por Izenpe.
Salvo que el correo se devuelva, la puesta a disposición de la notificación mediante el enlace enviado al correo del destinatario.
El envío, la entrega, la apertura y el clic de cada correo que registró el proveedor de envío, que también pueden producir los sistemas automáticos del correo del destinatario.
Si se accede: la fecha, la hora y la dirección IP de la solicitud de acceso hecha con su enlace, y que el documento enviado es idéntico al original.
Si se rechaza: la solicitud para rechazarla hecha con su enlace, sin que se envíe el documento.
Si vence el plazo: que no consta ninguna solicitud de acceso hasta el cierre.
Si el correo se devuelve: que así lo registró el proveedor de envío; no consta que el destinatario recibiera el enlace.
Con el código SMS: que se verificó antes de la solicitud de acceso, y de dónde salió el número.

Lo que no acredita

No acredita quién accedió: solo que se usó el enlace enviado al correo del destinatario y, con el código SMS, que antes se verificó el código. Tampoco acredita que leyera el documento ni que estuviera de acuerdo con él.

Es un servicio no cualificado: no es una notificación de una Administración pública ni sustituye a las que la ley exige hacer por otro medio.

Proceso

Cómo funciona

Cuatro pasos desde el envío hasta el certificado. El destinatario no necesita cuenta ni instalar nada.

Prepara y envía

Crea una plantilla de notificación, sube el PDF y escribe el correo del destinatario. Cada destinatario recibe su propia notificación y tiene su propio certificado.

Recibe el aviso

Le llega un correo con un enlace único. La página le dice quién le notifica y le muestra dos botones, «Acceder a la notificación» y «Rechazar la notificación»: el documento todavía no se ve.

Accede al documento

Al pulsar el botón (si lo activas, después de verificar un código SMS) la página pide el documento y el servidor lo envía en la misma respuesta que registra el acceso: fecha, hora, dirección IP y la huella de lo enviado.

Recibes el certificado

Certifirm emite el certificado, firmado con certificado de la FNMT y con sello de tiempo, con el documento incorporado. Si el plazo vence sin acceso, si se rechaza o si el correo se devuelve, el certificado lo hace constar.

Casos de uso

¿Para qué se usa?

Cuando tienes que poder demostrar que comunicaste algo, pero no necesitas que el destinatario lo firme.

Comunicaciones a la plantilla

› Nóminas, certificados de empresa y documentación laboral
› Calendarios, turnos y vacaciones
› Circulares, protocolos y políticas internas

Clientes y proveedores

› Requerimientos de pago y reclamaciones
› Avisos de vencimiento, renovación o cambio de condiciones
› Entrega de facturas, presupuestos e informes

Comunidades y alquileres

› Convocatorias de juntas y actas a los propietarios
› Comunicaciones a inquilinos
› Avisos de obras e incidencias

Cumplimiento normativo

› Respuestas a solicitudes de derechos de protección de datos
› Comunicación de cambios en contratos o en políticas
› Avisos que hay que poder demostrar que se dieron

Por qué Certifirm

Ventajas del servicio

Sin papel ni desplazamientos, en minutos y con el documento incorporado al certificado.

Sin pedirle nada al destinatario

No firma, no instala nada y no tiene que registrarse: abre el enlace y pulsa un botón, desde cualquier dispositivo.

Prueba también si no accede

Si el plazo vence, el certificado acredita la puesta a disposición de la notificación mediante el enlace enviado a su correo, y que no consta que se accediera a ella.

Recordatorios automáticos

Si el destinatario no accede, Certifirm le envía recordatorios por correo, como en los envíos para firma.

Con su propio precio

Las notificaciones no gastan envíos para firma. El plan gratuito incluye 10 al mes; Profesional, 100 y después 0,50 € cada una; Equipo, 500 y después 0,25 €.

Con tu marca

El correo y la página de la notificación salen de tu plantilla: tu logotipo, tus textos y el texto del botón.

Seguimiento en tiempo real

Desde el panel ves el estado de cada notificación (enviada, accedida, rechazada, caducada o con el correo devuelto) y descargas su certificado.

Valor probatorio

El certificado

Cuando se accede a la notificación, cuando se rechaza, cuando vence el plazo o cuando el correo se devuelve, recibes automáticamente un certificado en PDF con todas las evidencias; si accedió, el destinatario recibe una copia. Está firmado digitalmente con certificado de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), LTV — firma de larga duración que puede verificarse aunque pasen los años — y lleva Sello de Tiempo RFC 3161 de una autoridad tercera de confianza (TSA).

Conforme al Reglamento (UE) 910/2014, este documento no puede rechazarse como prueba en procedimientos judiciales por el mero hecho de ser electrónico, en toda la Unión Europea.

Qué incluye el certificado

Trazabilidad completa del correo

Fecha y hora de envío, entrega, apertura y clic en el enlace de cada correo (aviso y recordatorios), según el seguimiento del proveedor de envío.

Huella del documento, sellada poco después de crearla

La huella SHA-256 del PDF original, con un sello de tiempo RFC 3161 de Izenpe obtenido poco después de crear la notificación.

Registro del acceso

Fecha, hora y dirección IP de la solicitud de acceso (o de la solicitud para rechazarla), registradas por el servidor. Las cabeceras de la petición se conservan cifradas entre las evidencias.

Huella del documento enviado

La del documento que el servidor envió en respuesta a la solicitud de acceso, calculada sobre esos bytes: idéntica a la del original.

Firma con certificado FNMT (LTV) y sello de tiempo

El certificado completo está firmado con un certificado de la FNMT-RCM, con validación de larga duración, y lleva sello de tiempo cualificado de Izenpe.

Documento notificado incorporado

El PDF notificado va íntegro dentro del certificado, que solo se emite si coincide con la huella registrada.

Si activas el código SMS, el certificado incluye además su envío y su verificación.

Entrega Certificada con firma

Cuando necesitas que el destinatario firme el documento, con verificación de identidad opcional.

¿Qué es un Sello de Tiempo?

Cómo funciona el estándar RFC 3161, qué garantiza y por qué cada informe de Certifirm lo incluye.