El proceso de firma — vista del firmante
El firmante no necesita cuenta en Certifirm. Recibe un enlace único por email, accede al documento en su navegador y lo firma en segundos. Todo el proceso queda registrado y certificado de forma automática.
El firmante no necesita instalar nada ni crear una cuenta. El proceso funciona íntegramente en el navegador, tanto en ordenador como en móvil o tableta.
Firma manuscrita
Trazo biométrico del firmante almacenado en el informe certificado.
OTP por SMS (opcional)
Código de un solo uso enviado al móvil que acredita el control del teléfono.
Identidad verificada (opcional)
DNI con MRZ + liveness selfie si lo activas en la configuración del envío.
El proceso de firma paso a paso
El firmante recibe el email de notificación
En cuanto envías el documento, Certifirm envía automáticamente un email al firmante con el asunto y el mensaje definidos en la plantilla. El email incluye el nombre del documento, tu nombre como remitente y un botón «VER EL DOCUMENTO».
Accede al enlace y visualiza el documento
Al hacer clic en el botón del email, el firmante accede a una página segura en la que puede leer el documento PDF completo antes de firmarlo. El sistema registra el momento exacto de acceso, la IP y el dispositivo utilizado.
Acepta el tratamiento de datos personales
Al pulsar «FIRMAR EL DOCUMENTO», un diálogo resume los pasos que va a completar y le pide marcar la casilla de consentimiento para el tratamiento de sus datos personales conforme al RGPD. Este consentimiento queda registrado y almacenado en el informe certificado.
Verificación OTP por SMS Opcional
Si el remitente exigió la verificación OTP en la configuración del envío, este paso se realiza antes de la firma: el firmante introduce su número de móvil (o el sistema usa el que fijó el remitente) y recibe un código de 6 dígitos por SMS que debe teclear para continuar. El código verificado acredita el control del teléfono y queda registrado como evidencia.
Firma con trazo manuscrito
El firmante dibuja su firma en el lienzo directamente con el dedo o el ratón. El trazo biométrico se captura y almacena de forma segura. El firmante puede repetir la firma tantas veces como quiera antes de confirmarla.
En dispositivos táctiles la experiencia de firma es especialmente natural. Compatible con stylus, dedo y ratón en cualquier pantalla.
Verificación de identidad Opcional
Si activaste la verificación de identidad en la configuración del envío, el firmante deberá fotografiar las dos caras de su DNI o pasaporte y grabarse un breve vídeo selfie de liveness (para confirmar que es una persona real y no una foto). El sistema extrae y verifica los datos del documento biométrico.
La verificación de identidad requiere una cámara en el dispositivo del firmante y procesamiento de datos biométricos. Actívala solo cuando el contrato o la operación lo justifique, conforme a tu EIPD y a la normativa RGPD aplicable.
Proceso completado — ambas partes reciben el certificado
Una vez confirmada la firma (y superadas las verificaciones que exigiera el envío), Certifirm genera el informe certificado: un PDF firmado digitalmente por la FNMT-RCM con sello de tiempo Izenpe. El informe se envía por email tanto al firmante como a ti, y queda disponible para descarga en la sección «Lista de Envíos».
El envío pasa al estado FIRMADO Y COMPLETADO. El informe certificado tiene plena validez probatoria y puede aportarse en cualquier procedimiento.
¿Y en una firma múltiple?
Cuando un envío tiene varios firmantes, cada uno sigue exactamente los mismos pasos descritos arriba: recibe su propio email con un enlace único y personal, firma con su trazo manuscrito y verifica su OTP de forma totalmente independiente del resto. La diferencia está en qué documento se firma y en cuándo llega el informe certificado.
Firma múltiple simple
Cada firmante firma su propia copia del documento. Al completar su firma, el proceso termina para él en ese momento: se genera su informe certificado individual y lo recibe por email, igual que en el flujo de un solo firmante.
Firma múltiple común
Todos los firmantes firman el mismo documento. Cada uno firma cuando quiere, sin orden establecido, y no ve las firmas del resto durante su proceso. El informe certificado consolidado —con las firmas y evidencias de todos— se genera cuando el grupo completa el proceso, y cada firmante recibe una copia por email si el remitente activó la opción «Enviar Copia al Firmante».
Cómo crear un envío con varios firmantes y hacer su seguimiento se explica en la página Envíos del manual, en las secciones de firma múltiple.
Nota jurídica
La firma generada por Certifirm es una firma electrónica avanzada en los términos del Reglamento eIDAS (UE 910/2014). No es una firma cualificada con certificado personal (DNIe/FNMT del firmante). El valor probatorio se basa en el conjunto de evidencias recabadas durante el proceso: identificación por email + OTP, trazo biométrico y, si se activa, verificación documental. Para operaciones que exijan firma cualificada en sentido estricto, consulta con tu asesoría jurídica.
¿Tienes alguna duda?
Nuestro equipo está disponible para ayudarte. Puedes contactarnos desde el formulario de soporte o consultar el resto del manual.